通知公告

规章制度

当前位置:首页 > 规章制度

武昌职业学院学生档案管理办法

 

武昌职业学院学生档案管理办法
 
第一条 为规范我校学生档案管理,根据《普通高等学校档案管理办法》、《武昌职业学院档案管理办法》文件精神,结合学校实际,制定本办法。
第二条 为完整、准确、安全地保管和更好地开发利用学生档案信息资源,普通全日制学生的档案由学生工作处档案室统一管理。指定专人负责学生档案的管理工作。
第三条 学生档案室的基本职责为:对已经归档的档案进行分类、编号、排列、上架及保管;收集、鉴别、整理学生档案;办理学生档案的查阅、借用的传递;调查、研究和完善学生档案工作,积极开发档案信息资源。
第四条 建立全校学生工作档案管理网络,各二级学院学工办负责学生管理档案的收集、整理、归档和移交工作。
第五条 归档的质量要求:手工书写应用不退色的黑色、蓝黑色墨水笔填写,字迹要求工整、清晰;各种登记表中的照片要用原件,不可复印;各种登记表的相关栏目中,根据要求应在填写后方可加盖公章。
第六条 学生毕业后,应立即办理学生档案转递,原则上档案室不再负责保管毕业学生档案。
第七条 学生毕业后,如需查询其个人档案的情况,可凭我    校毕业证到档案室查询。
第八条 学生档案的补办。本校应届毕业学生的个人档案如需补办,必须持个人补办申请(说明具体情况),所在单位出具档案遗失证明,经核实毕业证书方可补办。
第九条 学生档案的查阅
查阅利用档案资料者,办理提档手续前,需提供工作单位调档函或报到证,并出示提档人本人身份证件。受他人委托者,还须出具他人身份证件及委托查阅申请书。
学生不得私自借阅档案,如有特殊情况需查询档案的有关内容者,要由本人提出申请,经主管领导同意签字后,方可查询。
需查阅学生档案的单位,必须出示相关证明;查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。档案管理人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。
未经主管校领导批准,任何单位、个人无权公布档案内容。
第十条 学生档案是学校学生管理的真实记录。任何部门或个人不得拒绝归档,更不得将档案材料据为己有。
第十一条 学生档案材料的内容
1、高中档案。各二级学院学工办收到新生档案后,按班级名单(以班为单位,以学号为顺序)整理分类上交学生工作处档案室,同时提交缺少档案学生名单并及时通知新生本人。
2、学生基本情况记载表。该表由辅导员填写后,按班级名单(以班为单位,以学号为顺序)整理分类上交学生工作处档案室,同时提交缺少名单并及时通知学生本人。
3、体检表。学生进校、毕业体检后,体检表由校医院上交学生工作处档案室。
4、毕业生登记表。应届毕业生应填写《毕业生登记表》,离校前交学生工作处档案室盖章、装档。
5、大学毕业生成绩表。各学院盖完章后在毕业生离校前将学生成绩表交学生工作处档案室装档。
6、党团材料(包括业余党校材料、入党申请书等),入团材料(团员介绍信、入团志愿书等)。分别由各学院学工办负责整理并移交学生工作处档案室装档。
7、奖惩记录。在校期间获得的国家级、市级、校级各种荣誉证书,学校下发的学生处分决定书由学生工作处提供并装档。
第十二条 档案的整理
1、新生进校后,学生工作处档案室及时组织二级学院学工办整理、换袋、编号,完成电脑录入工作。
2、有关学生奖惩等材料,要随时整理归入档案。
3、学生毕业时将档案按目录复查一次,核对袋内存放材料,并催促有关部门补齐。
第十三条 学生因升学、转学、退学、毕业等原因可凭证明到学生档案室领取档案。
第十四条 学生毕业时档案采取邮寄方式转递,遵照学生本人意见也可自提。
第十五条   学生档案不准私自拆开,凡私自拆开的由本人负责。
第十五条 本办法由学生工作处负责解释。
第十六条 本办法自公布之日起施行。