通知公告

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关于进一步规范学生档案管理的通知

关于进一步规范学生档案管理的通知

 

各学院、大队、相关单位:

学生档案是完整记载学生发展成长轨迹的书面资料,为有效加强我校学生档案管理,全面展现学生成长过程,根据教育部国家档案局第27号令及教育部41号令有关规定,现就我校学生档案相关事项进一步明确如下:

一、 学生档案的管理部门:学生工作部

二、 学生档案目录

1、常规学生档案由基础档案(高中阶段)、高考准考证、高考录取通知书、学籍卡、入学登记表、军训成绩鉴定表、毕业生登记表、成绩表、体检表、入团申请书、团员证(证明)、奖惩材料及其它材料组成。

2、士官生档案还需增加军检档案、士官生承诺保证书、士官生发展记录手册。

3、党员关系材料:入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请书。

4、扩招录取学生(基础档案)需提供同等学历证明材料、扩招报名表、体检表及退役军人相关材料,入校后档案同等要求。

三、 学生档案内容提供部门:

1、学生本人:高中档案、准考证、录取通知书、学籍在线验证报告及相关材料

2、教务处:学籍卡、成绩表

3、武装部:统筹各大队士官生军检档案(由进校、离校两部分组成)

4、各学院、大队:入学登记表、军训成绩鉴定表、毕业生登记表、学生荣誉证书、奖励与处分复印件

5、各大队:士官生承诺保证书、士官生发展记录手册

6、党群办公室/校团委:学生组织关系材料

7、校医院:体检表

四、 新生邮寄档案的接收

士官生入校军检档案由武装部统一接收,非士官生档案由学工部负责接收。

五、档案的保管与转递

全校学生档案学工部集中存放,士官生军检档案由武装部统筹各大队。学生毕业后,根据派遣地址,学校统一EMS邮寄,士官生档案根据接兵单位要求武装部统筹办理移交手续。

六、学籍异动学生档案的处理

退学学生档案可凭退学证明来学生档案室领取档案,学生专业调整后,由转入单位负责学生档案整理。

七、各有关资料装档时间安排(详见附表1

请遵照落实。

武昌职业学院  

                       00年四月二十九日

附表1

序号

档案目录

提供部门

归档时间

1

高中档案

学院、大队

第一学期

2

入学登记表(一式两份)

学院、大队

第一学期

3

军训成绩鉴定表

学院、大队

第一学期

4

学籍卡(一式两份)

教务处

第二学期末

5

学籍在线验证报告(一式两份)

学院、大队

离校前

6

体检表(入学、毕业体检表)

校医院

进校两月内、离校两月前

7

获奖材料

学院、大队

每学期末

8

团员证明

校团委

学生离校前一个月

9

党员组织关系

组织部

离校前

10

毕业生登记表(一式两份)

学院、大队

学生离校前一个月

11

成绩单(一式两份)

教务处

学生离校前一个月

12

士官生发展记录手册(一式两份)

大队

学生离校前一个月

13

士官生承诺保证书

大队

学生离校前一个月

14

军检档案:招收士官体格检查表(入学)

武装部

第一学期末

15

军检档案:招收士官政治考核表(入学)

武装部

第一学期末

16

军检档案:定向培养直招士官招生面试表(入学)

武装部

第一学期末

17

军检档案:招收士官体格检查表(入伍)

武装部

学生离校前一个月

18

军检档案:招收士官政治考核表(入伍)

武装部

学生离校前一个月

19

军检档案:定向培养士官预征对象登记表

武装部

学生离校前一个月

20

军检档案:招生士官学历专业审定表

武装部

学生离校前一个月

21

军检档案:招收士官协议书

武装部

学生离校前一个月

22

军检档案:招收士官入伍批准书

武装部

学生离校前一个月

 

 

备注:士官生档案材料由以上22项组成、非士官生材料由以上1-11项组成。